Archiwizacja dokumentów to zadanie wymagające odpowiednio przemyślanej organizacji. Dokumenty powinny być uporządkowane według schematu, który ułatwi ich odnalezienie w razie potrzeby. Aby nie utonąć w morzu papierów, warto zapoznać się z najskuteczniejszymi metodami archiwizacji, które ułatwią pracę z dokumentami w każdym biurze.
Pudełka archiwizacyjne
Pudełka pozwalają na przechowywanie dużej ilości dokumentów z zachowaniem norm przyjętych w firmie. Na rynku dostępne są one w różnych wymiarach, więc bez problemu możemy dopasować je do naszych potrzeb. Dodatkową zaletą tego sposobu są opisowe ściany pudełka. Możemy zanotować na nich jakie dokumenty znajdują się wewnątrz, co znacznie ułatwia poszukiwania konkretnych danych. Niestety metoda ta sprawia, że pudełka mają charakter jednorazowy. Raz podpisane pudło może zostać użyte tylko i wyłącznie do przechowywania jednego rodzaju dokumentów. Wielkim plusem za to jest ochrona firmowej dokumentacji przed światłem, kurzem oraz uszkodzeniami mechanicznymi.
Teczki szynowe
Zastosowanie w archiwizacji dokumentów teczek szynowych wymaga odpowiednio dostosowanych mebli. Aby teczki spełniały swoją funkcję musimy wyposażyć nasze biura w specjalistyczne szuflady z szynami. W takim systemie bardzo łatwo utrzymać porządek i określoną kolejność dokumentów. Teczki dostępne są w różnych kolorach, co również ułatwia ich skuteczne zastosowanie. Dużym ograniczeniem tego rozwiązanie jest jednak ograniczona pojemność. W teczkach, według producentów, powinno się mieścić nawet kilkaset kartek, ale w praktyce jesteśmy w stanie umieścić w nich znacznie mniej, tak aby zachować estetyczny i funkcjonalny efekt.
Segregatory
Segregatory cieszą się największą popularnością wśród metod archiwizacji dokumentów. Przede wszystkim są one najbardziej praktycznym rozwiązaniem. Wiele segregatorów posiada wymienialne wkładki do opisów zawartości. Nawet, jeśli nasze dokumenty okażą się zbędne, po usunięciu ich i wymianie kartki z opisem, będziemy mogli dalej swobodnie korzystać z segregatora. Ponadto segregatory również można porządkować zgodnie z kluczem kolorystycznym, a ich pojemność znacznie przewyższa tą, którą mogą zaoferować teczki. Dodatkowo dzięki różnym rozmiarom segregatorów, możemy w nich przechowywać różnego rodzaju dokumenty. Segregator a5 przyda się do przechowywania mniejszych papierów, a większe druki możemy umieścić w segregatorze a4. Dokumenty można dziurkować lub, jeśli zależy nam na zachowaniu ich nienaruszonego stanu, umieścić w koszulkach. Wystarczy, że będziemy trzymać się określonego porządku – np. ułożymy dokumenty według dat lub kolejności alfabetycznej, a będziemy mogli swobodnie i bez komplikacji korzystać z naszego archiwum.