Dowód wpłaty, bardzo często określa się mianem druku KP, czyli skrótu od kasa przyjęła. Taki dowód wpłaty jest zabezpieczeniem dla obu stron biorących udział w transakcji. Dzięki KP przedsiębiorstwo może na bieżąco kontrolować stan gotówki, natomiast osoba kupująca towar ma zabezpieczenie na wypadek gdyby została poproszona o przedstawienie dokumentu, który potwierdza konkretny zakup. Obie strony dzięki jednemu drukowi mogą zatem prowadzić interesy w bardziej kontrolowany i bezpieczny sposób.
Co powinno znaleźć się na druku KP?
Druki KP można uzyskać na kilka sposobów. Przede wszystkim można je zakupić w sklepie bądź też wygenerować za pomocą programów, które służą do fakturowania. Szablon druku można także stworzyć samodzielnie i następnie go wydrukować.
Taki dowód wpłaty musi posiadać kilka istotnych elementów. Zaliczają się do nich:
- dane firmy przyjmującej zapłatę (NIP, nazwa, adres),
- dane osoby wpłacającej,
- adnotacja za co dana kwota została uiszczona,
- wartość wpłaty,
- podpis osoby pobierającej gotówkę.
Tylko druk posiadający te istotne informacje, można uznać za ważny. W momencie wystawiania KP, sporządza się dwa egzemplarze. Oryginał zawsze otrzymuje osoba, która dokonuje wpłaty gotówki. Kopia natomiast zostaje w przedsiębiorstwie, które tę gotówkę pobiera.
Warto mieć świadomość tego, iż przedsiębiorca w Polsce tak naprawdę nie ma obowiązku wystawianie dowodu wpłaty. Jednak w przypadku większych firm, bardzo często korzysta się z takich właśnie opcji. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, iż taki dowód jest dla klientów niekiedy dużo bardziej wiarygodny. Częstym sposobem na potwierdzenie zapłaty za jakąś usługę bądź też towar, jest adnotacja na fakturze, iż została ona opłacona. Jednak sama taka adnotacja nie zawsze budzi pozytywne emocje w klientach, dlatego też wystawienie osobnego dokumentu może usprawnić znacznie pracę całej firmy. Trzeba mieć oczywiście świadomość tego, że KP dotyczy tylko i wyłącznie płatności dokonanych w formie gotówki. Jeśli więc przedsiębiorstwo ma takie dokumenty może łatwo obliczyć ile gotówki ma w kasie, jaki jest obecny stan poszczególnych transakcji. Dzięki temu łatwiej jest zapanować nad większymi wydatkami czy też dostrzec braki w kasie. Z tego też względu tak wiele firm obecnie decyduje się na wystawianie dowodu zapłaty. Plusem takiego rozwiązania są darmowe generatory druków oraz możliwość zakupu ich w większej ilości za stosunkowo niską kwotę. Rozwiązanie to staje się coraz bardziej popularne na polskim rynku, co sprzyja przedsiębiorstwom.